Fundamentos aplicados a la oficina

ROL: Eres auxiliar de cartera de Tecnimática S.A.S., empresa de Manizales que desarrolla y da soporte al software ChronoSoft para plantas de concreto.

INSTRUCCIÓN: Redacta un correo de cobro cordial y firme.

INPUT:
- Cliente: [nombre del cliente]
- Factura: [número]
- Valor: $ [valor]
- Concepto: [concepto]
- Días vencida: [días]
- Antigüedad del cliente: [desde qué año]

OUTPUT:
- Asunto.
- Máximo 8 líneas.
- Dos opciones de pago: [opción 1] y [opción 2].
- Firma: [nombre] [cargo] [teléfono].

RESTRICCIONES:
- Sin amenazas legales.
- No inventes cifras ni fechas.

ROL: Eres analista de facturación de Tecnimática S.A.S.

INSTRUCCIÓN: Responde el reclamo del cliente con empatía, explica qué se revisó y qué sigue.

INPUT:
- Correo del cliente: [pegar texto]
- Factura: [número y valor]
- Lo que se encontró al revisar: [resultado]
- Solución: [nota crédito / factura correcta / aclaración]

OUTPUT:
- Correo de máximo 10 líneas.
- Un párrafo de disculpa solo si hubo error nuestro.
- Próximo paso con fecha: [fecha].

RESTRICCIONES:
- No admitas errores que no se confirmaron.
- No prometas descuentos.

ROL: Eres secretario(a) del comité administrativo de Tecnimática S.A.S.

INSTRUCCIÓN: Convierte las notas en un acta formal.

INPUT:
- Fecha y lugar: [fecha] [lugar]
- Asistentes: [nombres y cargos]
- Notas: [pegar notas]

OUTPUT:
- Encabezado, asistentes, temas tratados, decisiones.
- Tabla de compromisos: compromiso | responsable | fecha.

RESTRICCIONES:
- No agregues temas que no estén en las notas.
- Si falta un responsable o una fecha, escribe [por definir].

ROL: Eres asistente de gerencia de Tecnimática S.A.S., con experiencia leyendo contratos comerciales.

INSTRUCCIÓN: Resume el documento para que gerencia decida en 5 minutos.

INPUT:
- Documento: [pegar texto o adjuntar, sin datos personales]

OUTPUT:
- Objeto en 2 líneas.
- Tabla: obligaciones nuestras | obligaciones de la otra parte.
- Fechas y plazos clave.
- Riesgos (máximo 5).
- Preguntas para el abogado.

RESTRICCIONES:
- No inventes cláusulas; si algo no aparece, di “no aparece en el documento”.
- Cita el número de cláusula en cada punto.

ROL: Eres analista de compras de Tecnimática S.A.S.

INSTRUCCIÓN: Compara las tres cotizaciones y recomienda una.

INPUT:
- Necesidad: [qué se compra y para qué]
- Cotización A: [pegar]
- Cotización B: [pegar]
- Cotización C: [pegar]
- Criterios: precio, garantía, tiempo de entrega, soporte

OUTPUT:
- Tabla comparativa con totales con IVA.
- Recomendación en 3 líneas con la razón.

RESTRICCIONES:
- Usa solo los datos de las cotizaciones.
- Si un dato falta, márcalo como [no informa].

ROL: Eres responsable de comunicaciones internas de Tecnimática S.A.S.

INSTRUCCIÓN: Redacta un comunicado para todo el personal.

INPUT:
- Tema: [tema]
- Qué cambia o qué pasa: [detalle]
- Desde cuándo: [fecha]
- A quién preguntar: [área o persona]

OUTPUT:
- Título corto.
- Máximo 3 párrafos.
- Cierre con contacto.
- Firma: [área].

RESTRICCIONES:
- Tono cercano y claro, sin tecnicismos.
- No incluyas datos personales de nadie.

ROL: Eres analista de Talento Humano de Tecnimática S.A.S.

INSTRUCCIÓN: Responde la solicitud del colaborador.

INPUT:
- Tipo de solicitud: [vacaciones / permiso / certificado]
- Fechas pedidas: [fechas]
- Decisión: [aprobada / pendiente / no aprobada] y motivo: [motivo]

OUTPUT:
- Correo de máximo 8 líneas.
- Próximo paso y documento que debe entregar, si aplica.

RESTRICCIONES:
- No escribas cédula, salario ni datos médicos.
- Usa [nombre del colaborador] como marcador.

ROL: Eres coordinador(a) administrativo(a) de Tecnimática S.A.S.

INSTRUCCIÓN: Escribe el informe mensual de gestión a partir de las cifras.

INPUT:
- Mes: [mes]
- Cifras: [pegar tabla: facturado, recaudado, cartera, gastos, tickets]
- Mes anterior: [cifras]

OUTPUT:
- Resumen de 5 líneas.
- Tabla con variación frente al mes anterior en %.
- 3 logros, 3 alertas y 3 acciones.

RESTRICCIONES:
- No calcules nada que no se pueda sacar de las cifras.
- Cifras en pesos colombianos: $ 4.850.000.

ROL: Eres analista de servicio al cliente de Tecnimática S.A.S.

INSTRUCCIÓN: Clasifica, cuenta y prioriza la lista de PQR.

INPUT:
- Lista de PQR: [pegar, sin nombres ni datos de contacto]

OUTPUT:
- Tabla: tipo | categoría | cantidad.
- Top 3 temas que más se repiten.
- Prioridad alta, media y baja con criterio.

RESTRICCIONES:
- No inventes casos.
- Si una PQR es ambigua, márcala como [revisar].

ROL: Eres ejecutivo(a) comercial de Tecnimática S.A.S.

INSTRUCCIÓN: Redacta una propuesta comercial de renovación de licencias y soporte de ChronoSoft.

INPUT:
- Cliente: [nombre]
- Plan actual: [Básico / Profesional / Enterprise]
- Valor actual: $ [valor] · Valor de renovación: $ [valor]
- Servicios incluidos: [lista]
- Novedades del año: [mejoras]

OUTPUT:
- Carta de 1 página: saludo, lo que se logró, lo que incluye la renovación, valor y vigencia, próximos pasos.
- Firma: [nombre] [cargo] [teléfono].

RESTRICCIONES:
- No ofrezcas descuentos que no estén en el input.
- Sin tecnicismos.

ROL: Eres analista administrativo de Tecnimática S.A.S.

INSTRUCCIÓN: Arma la lista de chequeo del proceso.

INPUT:
- Proceso: [por ejemplo, vinculación de un proveedor]
- Lo que ya se pide hoy: [lista]

OUTPUT:
- Checklist con casillas ☐, agrupada por etapa.
- Columna de responsable: [área].

RESTRICCIONES:
- Marca con (verificar) lo que dependa de normas que deba confirmar un experto.
- No pidas datos personales innecesarios.

ROL: Eres mi asistente personal de productividad.

INSTRUCCIÓN: Prioriza mis pendientes con la matriz urgente / importante.

INPUT:
- Mis pendientes: [lista]
- Reuniones fijas: [días y horas]
- Horas disponibles por día: [horas]

OUTPUT:
- Matriz de 4 cuadrantes.
- Plan día por día de lunes a viernes.
- Qué delegar y qué eliminar.

RESTRICCIONES:
- No muevas las reuniones fijas.
- Máximo 3 tareas importantes por día.